Démarrage d’entreprise au Québec

Démarrage d’entreprise

Constituer une société,
ce n’est pas démarrer une entreprise.

Le démarrage d’entreprise ne se résume pas au dépôt des statuts. Démarrer une entreprise au Québec suppose une suite de décisions qui se prennent dans un ordre précis : le régime, provincial ou fédéral, le nom et sa conformité, la détention des actions, les registres de la société et les inscriptions fiscales. Chacune dépend de la précédente.

Ce qu’on appelle une trousse de démarrage, c’est l’ensemble de ces étapes traitées ensemble plutôt qu’une à la fois. Regroupées, elles évitent les oublis classiques : une société constituée mais jamais organisée, des actions jamais émises, un livre des minutes vide, une inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ faite trop tard ou jamais faite.

Ces oublis ne se voient pas la première année. Ils se voient quand une banque demande le livre des minutes, quand un acheteur demande le registre des actionnaires, ou quand il faut remettre des taxes qui n’ont jamais été facturées. Les corriger après coup coûte plus cher, et plus longtemps, que de les faire au départ.

Cette page s’adresse au fondateur déjà établi au Québec. Si vous arrivez de l’étranger et que votre projet s’inscrit dans le Programme des entrepreneurs, le volet immigration se traite séparément : voyez démarrage d’entreprise en immigration d’affaires.

Deux copropriétaires devant leur commerce qui ouvre

Ce que nous faisons

Tout ce qu’il faut mettre
en place pour démarrer.

Le choix du régime, provincial ou fédéral

Loi québécoise ou loi canadienne. Le régime fédéral protège le nom partout au Canada et laisse plus de souplesse quant à la résidence des administrateurs. Le régime québécois coûte moins cher à entretenir. Une société fédérale qui exerce au Québec doit de toute façon s’y immatriculer. Le choix se fait avant le dépôt, pas après. Voyez aussi notre page incorporation et structuration.

Le nom : disponibilité et conformité

Nous vérifions que le nom est disponible, qu’il ne se confond pas avec un nom déjà utilisé et qu’il respecte la Charte de la langue française, qui encadre la langue des noms d’entreprise au Québec. C’est l’étape qui fait le plus souvent échouer un dépôt préparé seul, et celle qui retarde tout le reste quand elle est faite à l’envers.

La constitution et l’immatriculation

Statuts de constitution, capital-actions, obtention du numéro d’entreprise du Québec et déclaration initiale au Registraire des entreprises. Une société fédérale doit en plus s’immatriculer au Québec pour y exercer, ce qui ajoute une série d’obligations à entretenir chaque année.

Le livre des minutes, constitué dès le départ

Résolutions de constitution, règlements internes, nomination des administrateurs et dirigeants, émission des actions, certificats et registres. C’est ce qui rend la société réellement opposable aux tiers. Fait au démarrage, c’est une formalité; reconstitué plus tard, c’est un exercice rétroactif. Voyez notre page livre des minutes.

Les inscriptions aux fichiers de la TPS et de la TVQ

L’inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ se fait avec le reste du dossier de démarrage lorsque l’activité le justifie. S’inscrire en retard peut vous placer dans la situation d’avoir à remettre des taxes que vous n’avez jamais facturées à vos clients. Le moment opportun se valide avec votre comptable.

La convention entre actionnaires, s’il y a plus d’un fondateur

Dès qu’il y a plus d’un fondateur, la convention entre actionnaires se signe au démarrage, pas au premier désaccord. Départ d’un associé, blocage décisionnel, rachat des actions, arrivée d’un investisseur : ces questions se règlent mieux pendant que personne n’a encore intérêt à les trancher dans un sens.

Questions fréquentes

Ce qu’on nous demande le plus.

Faut-il démarrer au Québec ou au fédéral?

Le régime fédéral protège le nom partout au Canada et laisse plus de souplesse quant à la résidence des administrateurs. Le régime québécois coûte moins cher à entretenir. Une société fédérale qui exerce au Québec doit de toute façon s’immatriculer au Registraire des entreprises et cumule donc deux séries d’obligations. Pour une entreprise qui servira d’abord une clientèle québécoise, le régime provincial suffit le plus souvent.

Un nom d’entreprise peut-il être refusé?

Oui. Un nom déjà utilisé ou trop proche d’un nom existant peut être écarté, et au Québec le nom doit respecter la Charte de la langue française, qui encadre la langue des noms d’entreprise. La vérification se fait avant le dépôt. Un refus oblige à reprendre la démarche et retarde tout ce qui en dépend, à commencer par le compte bancaire et la facturation.

Le livre des minutes peut-il attendre?

Il peut attendre, mais il finit toujours par être demandé : par une banque, par un acheteur, par votre comptable. Constitué au moment du démarrage, il se fait avec les documents sous la main et les décisions encore fraîches. Reconstitué des années plus tard, il faut retrouver ce qui a été décidé et le formaliser rétroactivement, ce qui coûte plus cher et convainc moins.

Faut-il s’inscrire à la TPS et à la TVQ dès le démarrage?

Cela dépend de l’activité et du volume prévu. Plusieurs entreprises y ont intérêt dès le départ, notamment pour récupérer les taxes payées sur leurs achats de démarrage. D’autres n’y gagnent rien tant qu’elles n’ont pas de clients. Le moment opportun se valide avec votre comptable; l’inscription aux fichiers se fait ensuite avec le reste du dossier.

Que faut-il déclarer pendant la première année?

Les changements qui touchent l’information publique de la société : adresse, administrateurs, actionnaires, activités déclarées, nom. Ce sont les premières modifications de l’année, et elles sont fréquentes dans une entreprise qui démarre. Si elles ne suivent pas, ce que le registre dit de votre société cesse de correspondre à la réalité, et la différence se voit au pire moment. Voyez notre page modifications corporatives.

Trois lectures avant de vous lancer : SENC, inc. ou travailleur autonome, qui compare les formes juridiques, les inscriptions à la TPS et à la TVQ, et la convention entre actionnaires si vous démarrez à plusieurs.